事業單位登記管理檔案管理辦法

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國家事業單位登記管理局《關于印發〈事業單位登記管理檔案管理辦法〉的通知》


(2007年5月18日)

國事登字〔2007〕02号


各省、自治區、直轄市事業單位登記管理局,新疆生産建設兵團事業單位登記管理局:

經中央編辦領導批準,現将《事業單位登記管理檔案管理辦法》印發給你們,請認真貫徹執行。

2007年5月18日

《事業單位登記管理檔案管理辦法》



第一章  總 則

第一條  為加強事業單位登記管理檔案(以下簡稱登記檔案)的管理,促進登記檔案管理的規範化、标準化,更好地為事業單位管理和經濟社會發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》和《事業單位登記管理暫行條例》及其實施細則,制定本辦法。

第二條  登記檔案是指事業單位登記管理機關(以下簡稱登記管理機關)在事業單位登記管理工作中直接形成的對國家和社會具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等形式的曆史記錄。

第三條  登記檔案的管理主要包括收集、整理、保管與利用等工作。

第四條  各級登記管理機關應當指定專人負責登記檔案管理工作,建立健全本單位的具體責任制度,配置符合檔案管理标準的設備設施,維護登記檔案的完整、規範與安全。

第五條  登記檔案管理工作遵循統一規範、分級管理、各自負責的原則。

各級登記管理機關的登記檔案管理工作接受同級檔案管理部門的監督與指導。

第六條  本辦法适用于各級登記管理機關的登記檔案管理工作。


第二章  歸檔範圍

第七條  在事業單位設立登記、變更登記、注銷登記、年度報告的提交與審查、事業單位法人證書的換領與補領、相關公告發布以及對事業單位的日常監督管理過程中直接形成的對國家和社會具有查考利用價值的文件,屬于歸檔範圍。

第八條  在設立登記工作中形成的下列文件應當歸檔:

(一)事業單位法人設立登記(備案)申請書;

(二)事業單位法定代表人登記申請表;

(三)事業單位章程;

(四)審批機關批準設立的文件;

(五)法定代表人現任該單位行政職務的任職文件;

(六)法定代表人的居民身份證複印件或者其他身份證明文件;

(七)驗資證明;

(八)住所證明;

(九)事業單位印章的印迹、基本帳戶号的備案文件;

(十)企業、事業單位、社會團體等組織利用國有資産舉辦的事業單位提交的舉辦單位法人資格證明文件;

(十一)業務範圍中有涉及資質認可事項或者執業許可事項的事業單位提交的資質認可證明或執業許可證明文件;

(十二)登記管理機關要求提交的其他相關文件。

第九條  在變更登記工作中形成的下列文件應當歸檔:

(一)事業單位法人變更登記申請書;

(二)變更前的《事業單位法人證書》正、副本;

(三)變更名稱提交的審批機關批準文件和變更後的單位印章的印迹;

(四)變更住所提交的新住所證明文件;

(五)變更宗旨和業務範圍提交的審批機關的批準文件以及資質認可或執業許可的證明文件;

(六)變更法定代表人提交的事業單位法定代表人登記申請表,原任、現任法定代表人行政職務任免文件和居民身份證複印件或者其他身份證明文件,現任法定代表人簽字及印章印迹的備案文件;

(七)變更經費來源提交的經費來源改變的證明文件;

(八)變更開辦資金提交的驗資證明;

(九)登記管理機關要求提交的其他相關文件。

第十條  在注銷登記工作中形成的下列文件應當歸檔:

(一)事業單位法人注銷登記(備案)申請書;

(二)事業單位撤銷或者解散的證明文件;

(三)有關機關确認的清算報告;

(四)發布該單位拟申請注銷登記公告的憑證;

(五)《事業單位法人證書》正、副本及單位印章收繳憑證;

(六)登記管理機關要求提交的其他相關文件。

第十一條  在年度報告提交與審查過程中形成的下列文件應當歸檔:

(一)事業單位法人年度報告書;

(二)資産負債表;

(三)有關資質認可或者執業許可證明文件;

(四)法定代表人任職文件;

(五)住所證明;

(六)登記管理機關要求提交的其他相關文件。

第十二條  在《事業單位法人證書》換領過程中形成的下列文件應當歸檔:

(一)事業單位法人證書補(換)領申請書;

(二)損毀的《事業單位法人證書》。

第十三條  在《事業單位法人證書》補領過程中形成的下列文件應當歸檔:

(一)事業單位法人證書補(換)領申請書;

(二)發布原《事業單位法人證書》作廢公告的憑證;

(三)未遺失或者損毀的原《事業單位法人證書》正本或者副本。

第十四條  登記管理機關在其他事業單位登記管理工作中形成的下列文件應當歸檔:

(一)登記管轄變更形成的文件;

(二)《事業單位法人證書》超過有效期,廢止後重新申領形成的文件;

(三)監督檢查事業單位是否按照登記事項從事活動的情況記錄和查處違反事業單位登記管理暫行條例及其實施 細則的行為形成的文件;

(四)登記管理機關發布的事業單位設立登記、變更登記、注銷登記公告及《事業單位法人證書》廢止或者作廢公告;

(五)其他文件。


第三章  收集和整理

第十五條  歸檔的文件材料應當齊全、完整、有效、清晰,簽字蓋章手續完備。

第十六條  檔案載體和書寫材料應當符合檔案保護和裝訂的要求。應當使用碳素墨水、藍黑墨水等符合耐久性要求的書寫材料,嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。

歸檔材料中有電子文件的,應當與相對應的紙質文件一并存檔;屬于非光盤形式的電子文件,應當轉換成光盤儲存形式的電子文件。

第十七條  登記管理機關在每項登記管理工作結束後,業務承辦人員應當及時收集屬于歸檔範圍的材料,并在3個月内移交檔案管理人員。

檔案管理人員收到材料後,應當按照本辦法的規定驗收。對符合要求的材料,應當在2個月内完成整理歸檔工作;對不符合要求的材料應當退回業務承辦人員并說明原因。

第十八條  每個事業單位的登記檔案應當單獨立卷。一個事業單位的登記檔案依次分為卷、類、件、份。

卷,指該事業單位的全部登記檔案;

類,指涉及該事業單位設立登記、變更登記、注銷登記、年度報告和其他登記管理等不同登記管理行為分别形成的檔案;

件,指類内某次登記管理形成的登記檔案;

份,指件内的單個文件。

第十九條  卷内各類材料應當按照設立登記、變更登記、注銷登記、年度報告和其他登記管理的順序排列。

每類材料中的各件材料應當按時間順序排列。

每件材料中的各份文件應當分别按照本辦法的第八條、第九條、第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條内各項的順序排列。

第二十條  登記檔案應當按照便于查找的原則,分别編寫總目錄、卷目錄、類目錄、件目錄。

每卷材料的卷目錄應當附有封面,封面内容應當包括案卷号、事證号、單位名稱、舉辦單位和設立時間等。涉密單位應當在封面上加蓋涉密章。

第二十一條  一個事業單位的登記檔案應當放入一個或者若幹個檔案盒内保存,不能将兩個或者兩個以上事業單位的登記檔案放入一個檔案盒内保存。

檔案盒的盒脊應當填寫案卷号和單位名稱等,涉密單位應當在盒脊上加蓋涉密章。

第二十二條  登記管理機關發布的登記管理公告應當單獨歸檔。


第四章  保管與利用

第二十三條  在年度報告提交與審查過程中形成的登記檔案的保管期限為長期保存,其他登記檔案的保管期限為永久保存。

第二十四條  任何單位和個人不得盜取、僞造、損毀、塗改和擅自銷毀、标注、抄錄、複印、抽取、添加、轉借登記檔案。

第二十五條  檔案庫(室)應當配備防火、防腐、防蛀、防潮、防盜等必要的安全設施,确保檔案安全。

第二十六條  檔案管理人員應當定期對檔案庫(室)及檔案進行安全檢查和維護。發現檔案破損、毀壞等情況,應當及時采取修補、複制等搶救措施。發現其他問題,及時處理。

第二十七條  事業單位登記管轄發生變更的,原登記管理機關應當向現登記管理機關提交登記管轄變更單位原始檔案的複印件;原始檔案仍由原登記管理機關保存。現登記管理機關對接收的原始檔案複印件,視同原始檔案歸檔保存。

第二十八條  登記管理機關應當為社會組織和個人查詢登記事項和登記公告方面的檔案信息提供方便。

查詢其他檔案材料的,按照國家有關規定辦理;需要登記管理機關出具書面證明的,查詢人應出示身份證明。

第二十九條  銷毀檔案的審批權限和程序另行規定。


第五章  附 則

第三十條  各級登記管理機關可根據本辦法制定具體規定。

第三十一條  本辦法由國家事業單位登記管理局負責解釋。

第三十二條  本辦法自發布之日起施行。